Como ser mais produtivo

"Com todo o tempo gasto assistindo TV..", ele me diz, "você poderia ter escrito um romance agora." É difícil discordar com o sentimento – escrever um romance é, sem dúvida, uma melhor utilização do tempo do que assistindo TV - mas o que há de oculto sobre a premissa? Tais comentários implicam que o tempo é "substituível" – que o tempo gasto assistindo TV pode facilmente ser gasto escrevendo um romance. E, infelizmente, esse não é o caso.

O tempo tem vários níveis de qualidade. Se eu estou andando até a estação de metrô e eu esqueci meu notebook, então será muito difícil para mim escrever mais do que um par de linhas. E é difícil se concentrar quando você fica se interrompendo. Há também um componente mental: às vezes eu me sinto feliz e motivado e pronto para trabalhar em alguma coisa, mas outras vezes eu me sinto tão triste e cansado que eu só posso assistir TV.

Se você quer ser mais produtivo deve reconhecer este fato e lidar com ele. Primeiro, você tem que fazer o melhor a cada tipo de tempo. E, segundo, você tem que tentar fazer com que o seu tempo tenha a melhor qualidade.

Gaste o tempo eficientemente

A vida é curta (ou assim me disseram) então por que desperdiçá-la fazendo algo estúpido? É fácil começar a trabalhar em alguma coisa, porque é conveniente, mas você deve sempre estar se perguntando sobre isso. Existe algo mais importante em que possa trabalhar? Por que não fazer isso em vez? Tais perguntas são difíceis de enfrentar (eventualmente, se você seguir esta regra, você tem que se perguntar por que você não está trabalhando no problema mais importante do mundo), mas cada pequeno passo torna você mais produtivo.

Isso não quer dizer que todo o seu tempo deve ser gasto no problema mais importante no mundo. O meu certamente não é (afinal, eu estou escrevendo este post). Mas é definitivamente o padrão contra o qual eu meço minha vida.

Outro mito comum é que você vai fazer mais se você pegar um problema e se concentrar exclusivamente nele. Acho que isso quase nunca é verdade. Só neste momento, por exemplo, eu estou tentando corrigir minha postura, exercitando alguns músculos, bebendo algum líquido, limpando minha mesa, no chat com meu irmão, e escrevendo este post. Ao longo do dia, eu trabalhei neste post, li um livro, comi alguma coisa, respondi alguns e-mail, conversei com amigos, fiz algumas compras, trabalhei em um par de outros posts, fiz backup do meu disco rígido, e organizei minha lista de livros. Na semana passada eu trabalhei em vários projetos de software diferentes, li vários livros diferentes, estudei um par de diferentes linguagens de programação, mudei algumas das minhas coisas e assim por diante.

Ter um monte de projetos diferentes lhe dá trabalho para diferentes qualidades de tempo. Além disso, você tem outras coisas para trabalhar, se você ficar empacado ou entediado (e que pode dar a sua mente tempo para arrancar de si mesmo).

É também o que lhe torna mais criativo. Criatividade vem de aplicar coisas que você aprende em outros campos para o campo que está trabalhando. Se você tem um monte de projetos diferentes acontecendo em diferentes campos, então você tem muito mais idéias que você pode aplicar.

Arranjar um monte de coisas diferentes para trabalhar não deve ser difícil – a maioria das pessoas têm toneladas de coisas que gostariam de fazer. Mas se você tentar manter tudo na sua cabeça, rapidamente se tornará esmagadora. A pressão psíquica de ter que se lembrar de tudo pode deixa-lo louco. A solução é novamente simples: escrever.

Uma vez que você tem uma lista de todas as coisas que você quer fazer, você pode organizá-las por tipo. Por exemplo, a minha lista é: "programando", "escrevendo", "pensando", "anotando", "lendo", "ouvindo" e "assistindo" (nessa ordem).

A maioria dos grandes projetos envolvem um monte dessas tarefas diferentes. "Escrevendo" isso, por exemplo, envolve a leitura sobre outros sistemas de procrastinação, pensando novas seções do post, limpeza de frases, escrevendo e-mail para pessoas com perguntas, e assim por diante, tudo além do trabalho real de escrever o texto. Cada tarefa pode ir sob a seção apropriada, de modo que você pode fazê-lo quando você tem o tipo certo de tempo.

Depois de ter esta lista, o problema torna-se lembrar de olhar para ela. E a melhor maneira de se lembrar de olhar para ela é fazer olhando para ela o que você faria de qualquer maneira. Por exemplo, eu mantenho uma pilha de livros na minha mesa, com os que eu estou lendo atualmente no topo. Quando eu preciso de um livro para ler, eu só pego o do topo da pilha.

Eu faço a mesma coisa com a TV/cinema. Sempre que ouço sobre um filme que eu deveria assistir, eu coloco-o em uma pasta especial no computador. Agora, sempre que eu estiver com vontade de assistir TV, é só abrir essa pasta.

Eu também pensei em algumas maneiras mais intrusivas de fazer isso. Por exemplo, uma página da web que aparece com uma lista de artigos na pasta "para ler" sempre que tento verificar alguns blogs. Ou talvez mesmo uma janela que aparece com sugestões de trabalho ocasionalmente para ver quando eu estou jogando conversa fora.

Faça seu tempo aumentar a qualidade

Fazendo o melhor uso do tempo você só poderá evoluir. O problema mais importante é ter mais tempo de melhor qualidade para si mesmo. O tempo da maioria das pessoas é devorado por coisas como escola e trabalho. Obviamente, se você faz um desses, deve parar. Mas o que mais você pode fazer?

Todas as pessoas interessantes que eu conheço tem algum tipo de caderno de bolso que eles carregam em todos os momentos. Caneta e papel é imediatamente útil em todos os tipos de circunstâncias – se você precisa escrever alguma coisa para alguém, tomar notas sobre algo, rabiscar uma idéia e assim por diante. Eu mesmo escrivo posts inteiros no metro (Eu costumava fazer isso, mas agora eu só levo meu "computerphone" para todo lugar. Ele não me deixa dar fisicamente às pessoas informações, mas me dá algo para ler o tempo todo (e-mail) e empurrar minhas anotações diretamente na minha caixa de entrada do e-mail, onde eu sou obrigado a lidar com elas imediatamente).

Para tarefas que exigem foco sério, você deve evitar ficar sendo interrompido. Uma maneira simples é ir a algum lugar onde interruptores não pode encontrá-lo. Outra é a criação de um acordo com as pessoas ao seu redor: "não me incomode quando a porta estiver fechada" ou "mande mensagens se eu tiver com fones de ouvido" (e então você pode ignorar as mensagens até que você esteja livre).

Você não quer exagerar. Às vezes, se você está realmente perdendo tempo, você deve estar distraído. É um uso muito melhor de tempo ajudar alguém com um problema do que sentar-se e ler as notícias. É por isso que a criação de acordos específicos é uma boa idéia: você pode ser interrompido quando você não está realmente focado.

O momento em que você está com fome ou cansado é tempo de baixa qualidade. Melhorá-lo é simples: comer, dormir, e exercício físico. No entanto, eu mesmo de alguma forma consigo estragar isto. Eu não gosto de sair para conseguir comida, muitas vezes eu começo a trabalhar com fome e termino tão cansado que não consigo por mim mesmo ir pegar a comida.

É tentador dizer para si mesmo: "Eu sei que estou cansado, mas eu não posso tirar um cochilo – Eu tenho trabalho a fazer". Na verdade, você vai ser muito mais produtivo se você tirar esse cochilo, já que você vai melhorar a qualidade do tempo do restante do dia, já que ia ter que dormir em algum momento de qualquer maneira.

Eu realmente não faço muito exercício, provavelmente não sou a melhor pessoa para dar conselhos sobre, mas eu tento trabalhar onde eu posso. Enquanto eu estou deitado lendo, eu faço abdominais. E quando eu preciso ir a algum lugar, a pé, eu corro.

Flexibilizando as restrições mentais é muito mais difícil. Uma coisa que ajuda é ter amigos que são alegres. Por exemplo, eu sempre me pego muito mais afim de trabalhar depois de falar com Paul Graham ou Connolly Dan – eles apenas irradiam energia. É tentador pensar que o que você precisa é ficar longe das pessoas e fechar-se no seu quarto para fazer qualquer trabalho real, mas isso pode ser tão desmoralizante que na verdade é menos eficiente.

Mesmo se seus amigos não são alegres, apenas trabalhando em um problema difícil com alguém torna muito mais fácil. Por um lado, o peso mental se espalhou através de ambas as pessoas. Por outro lado, ter alguém lá o obriga a trabalhar em vez de se distrair.

Mas tudo isso é uma espécie de esquiva sobre o assunto. O real problema de produtividade das pessoas é a procrastinação. É como um pequeno segredo sujo, mas todo mundo procrastina – severamente. Não é só você. Mas isso não significa que você não deve tentar pará-la.

O que é procrastinação? Para o observador externo, parece que você está apenas fazendo algo "divertido" (como jogar um jogo ou ler uma notícia) em vez de fazer o seu trabalho real. (Isso geralmente faz com que o observador de fora pense que você é preguiçoso e ruim.) Mas a verdadeira questão é: o que está acontecendo dentro de sua cabeça?

Passei bastante tempo tentando explorar isso e a melhor maneira que posso descrever é que o seu cérebro coloca uma espécie de campo de força mental em torno de uma tarefa. Já brincou com dois ímãs? Se você orientar os ímãs corretamente e tentar empurrá-los um contra o outro eles se repelem violentamente. Como se você se movesse ao redor, você pode classificar-se fora das bordas do campo magnético. E se você tentar trazer os ímãs o campo vai empurrá-lo para trás ou para outra direção.

O bloqueio mental parece funcionar da mesma maneira. Não é particularmente sólido ou visível, mas você pode classificar e senti-lo nas bordas. E quanto mais você tentar ir em direção a ele mais ele empurra para longe. E assim, não surpreendentemente, você vai acabar em outra direção.

E assim como você não pode ter dois ímãs repelindo ao ficarem juntos apenas empurrando duramente – que vai atirar de volta assim que você parar de empurrar – Eu nunca fui capaz de superar este campo de força mental através da força de vontade. Em vez disso, você tem que ser sorrateiro nisso – você tem que girar um ímã.

Então, o que fazer com o campo de força mental? Parece haver dois fatores principais: se a tarefa é difícil ou atribuída.

O primeiro tipo de problema difícil é o problema que é muito grande. Digamos que você queira construir um programa de organização de receitas. Ninguém pode realmente sentar e construir um organizador de receitas. Esse é um objetivo, não uma tarefa. Uma tarefa é um passo concreto específico que você pode tomar para seu objetivo. Uma tarefa boa primeiro poderia ser algo como "desenhar um esboço da tela que exibe uma receita". Agora, isso é algo que você pode fazer.

E quando você faz isso os próximos passos se tornam mais claros. Você tem que decidir no que consiste uma receita, que tipo de recursos de pesquisa são necessários, como estruturar o banco de dados da receita, e assim por diante. Construindo um impulso, levando cada uma das tarefas para o próxima. E como o seu cérebro fica mastigando sobre o assunto, fica mais fácil para resolver problemas que está sujeito.

Para cada um dos meus grandes projetos, acho que de todas as tarefas que eu possa fazer a seguir, adiciono-as para eles à minha lista de afazeres categorizados (veja acima). E quando eu paro de trabalhar em algo, eu adiciono suas próximas tarefas possíveis para a lista de tarefas.

Outro tipo de problema difícil é o que é muito complicado ou audacioso. Escrever um livro parece assustador, então comece por fazer um ensaio. Se um ensaio é demais, comece por escrever um parágrafo resumido. O importante é ter algo feito imediatamente.

Uma vez que você tem alguma coisa, você pode julgá-lo com mais precisão e entender melhor problema. É também muito mais fácil para melhorar algo que já existe do que trabalhar em uma página em branco. Se seu parágrafo correr bem, então talvez ele possa crescer em um ensaio e depois em um livro, pouco a pouco, um pedaço perfeitamente razoável de escrever todo o caminho..

Muitas vezes, a chave para resolver um problema difícil será obter algum ponto de inspiração. Se você não sabe muito sobre o campo, você deve obviamente começar pesquisando – veja como outras pessoas fizeram as coisas, tenha uma noção do terreno. Sente-se e tente compreender o campo completamente. Faça alguns pequenos problemas para ver se você tem uma pista sobre ele.

Problemas atribuídos são problemas que você disse para trabalhar. Numerosas experiências da psicologia descobriram que quando você tenta "incentivar" as pessoas a fazer algo, eles são menos propensos a fazê-lo e a fazerem um trabalho pior. Incentivos externos, como recompensas e punições, matam o que os psicólogos chamam de sua "motivação intrínseca" – o seu interesse natural no problema. (Esta é uma das descobertas mais bem replicados de psicologia social – Mais de 70 estudos descobriram que as recompensas minam o interesse na tarefa)

O estranho é que esse fenômeno não se limita apenas a outras pessoas – mesmo acontece quando você tenta dizer a si mesmo o que fazer! Se você diz para si mesmo: "Eu realmente deveria trabalhar em X, que é a coisa mais importante a fazer agora", então todo o X de repente se torna a coisa mais difícil do mundo para se trabalhar. Mas tão logo Y se torna a coisa mais importante, o X, exatamente o mesmo, torna-se muito mais fácil.

Isso mostra uma solução bastante óbvia: se você quer trabalhar em X, diga a si mesmo para fazer Y. Infelizmente, é uma coisa difícil se enganar intencionalmente, porque você sabe que está fazendo isso. Então você tem que ser subserviente sobre isso.

É uma maneira de conseguir alguém para atribuir-lhe algo. O exemplo mais famoso é estudantes de graduação que são obrigados a escrever seus trabalhos de conclusão de curso, uma tarefa monumentalmente difícil que eles precisam fazer para se formar. E assim, para evitar isso, estudantes de graduação acabam fazendo todos os outros tipos de matérias difíceis.

A tarefa de ambos parecem importantes (que você tem que fazer isso para se formar!) e grande (centenas de páginas do seu melhor trabalho!), mas na verdade não é tão importante que pode tirá-lo disso, logo será um desastre.

É muito tentador dizer "tudo bem, eu preciso colocar tudo isso de lado, sentar e terminar este ensaio". Pior ainda é tentar subornar-se a fazer algo, como dizer "tudo bem, se eu terminar este ensaio, então eu vou ir comer alguns doces". Mas o pior de tudo absolutamente é conseguir alguém para tentar forçá-lo a fazer algo.

Tudo isso é muito tentador – Eu fiz tudo sozinho – mas é completamente contraproducente. Em todos os três casos, você basicamente atribuiu a si mesmo uma tarefa. Agora, o seu cérebro vai fazer de tudo para escapar.

O trabalho duro supostamente não será agradável, nós avisamos. Mas, na verdade, é provavelmente a coisa mais agradável que eu faço. Não só um problema difícil absorver completamente enquanto você está tentando resolvê-lo, mas depois você se sente ótimo ao ter conseguido algo tão sério.

Então, o segredo para conseguir fazer algo não é se convencer de que você tem que fazer isso, mas se convencer de que é divertido. E se não é, então você precisa torná-lo divertido.

Eu comecei falando sério, quando eu tive que escrever ensaios para a faculdade. Escrever um ensaio não é uma tarefa particularmente difícil, mas com certeza é trabalhoso. Quem voluntariamente escreveria algumas páginas que ligam as observações de dois livros aleatórios? Então eu comecei a fazer os ensaios em minhas próprias piadas. Por um lado, eu decidi escrever um pouco de cada parágrafo em seu próprio estilo, tentando o meu melhor para imitar diversas formas de expressão.

Outra maneira de fazer as coisas mais divertidas é resolver o problema de meta. Em vez de construir uma aplicação web, tentar construir um framework de aplicações web com este aplicativo como exemplo. Não só a tarefa será mais agradável, mas o resultado será, provavelmente, mais útil.

Há uma série de mitos sobre a produtividade – que o tempo é substituível, que o foco é bom, que subornar-se é eficaz, que o trabalho duro é desagradável, que procrastinar é natural – mas todos eles têm um tema em comum: a concepção de trabalho real como algo que vai contra as suas inclinações naturais.

E para a maioria das pessoas, na maioria dos trabalhos, isto pode ser o caso. Não há nenhuma razão para que você deva estar inclinado a escrever ensaios chatos ou arquivar memorandos inúteis. E se a sociedade vai forçá-lo a fazê-lo de qualquer maneira, então você precisa aprender a calar as vozes em sua cabeça dizendo-lhe para parar.

Mas se você está tentando fazer algo interessante e criativo, então desligar seu cérebro é a maneira totalmente errada de fazer-lo. O verdadeiro segredo para a produtividade é o inverso: ouvir o seu corpo. Para comer quando você está com fome, dormir quando você está cansado, fazer uma pausa quando você está entediado, trabalhar em projetos que parecem divertidos e interessantes.

Parece tudo muito simples. Isso não envolve quaisquer siglas fantasia ou auto-determinação ou depoimentos pessoais de empresários bem sucedidos. Parece quase como senso comum. Mas a concepção da sociedade do trabalho levou-nos na direção oposta. Se quisermos ser mais produtivo, tudo o que precisamos fazer é se virar.

Se você quiser saber mais sobre a psicologia da motivação, não há nada melhor do que Alfie Kohn. Ele escreveu muitos artigos sobre o assunto e um livro inteiro, Punido por Recompensas, que eu recomendo.

Espero abordar como a abandonar a escola em um ensaio futuro, mas você deve realmente sair e pegar o Manual de Libertação Adolescente. Se você é uma pessoa do computador, uma maneira de sair do seu trabalho é através da aplicação de um investimento do Y Combinator. Enquanto isso, o livro do Mickey Z O assassinato de meus anos apresenta artistas e ativistas que descrevem como eles conseguem fazer face às despesas e ainda fazer o que eles querem.